Ennek a bejegyzésnek az olvasását ne delegáld!

Ha sikerül mikro- vagy kisméretű vállalkozás vezetőjeként a növekedés útjára állítani cégünket, akkor előbb-utóbb találkozunk ezzel a tényezővel. Ha vállalatunk már közepes méretű, akkor már valószínűleg alkalmaztuk ezt a készséget vagy legalábbis kellett volna alkalmaznunk. A soft skillekről szóló sorozatom aktuális bejegyzésében a vezetői eszköztár egyik leghasznosabb puha készségével, a delegálással foglalkozom.

Nem könnyű cselekvő vezetőből delegáló vezetővé válni. Új vállalkozóként vagy egy multinacionális vállalat középvezetőjeként kezdetben még bírjuk a sok munkát. Feltűrjük az ingujjunkat és megcsináljuk, amit kell. Ha szükséges, korábban jövünk be és tovább maradunk. Megmutatjuk a kollégáknak vagy a partnereknek, hogy milyen is a munkához való hozzáállásunk. Az idő előrehaladtával azonban elérjük fizikai határainkat, feladataink túl komplexek lesznek; és nem fogunk tudni mindent egyedül csinálni. Ekkor kezdhetjük el delegálni a felgyülemlő feladatokat.

Delegáláskor a megfelelő munkát a megfelelő módon a megfelelő emberre bízzuk. Azonban a terítéken lévő soft skill sikeres alkalmazása bonyolultabb, mint amilyennek hangzik. A feladatok leosztásakor a következő lépések átgondolása, követése nagyban növelheti a delegálás hatékonyságát és eredményességét.

• Fontoljuk meg, hogy mit delegálunk! Ha fejben rendszerezzük feladatainkat, akkor jobban rálátunk arra, hogy melyek azok a teendők, amiket érdemes leosztani és melyek azok, amiket célszerű saját kézben tartani. Segítség lehet, ha a kiosztott munkát már mi is végeztük korábban, van benne tapasztalatunk. Így tudhatjuk, hogy azt elvégezni nagyjából mennyi idő, milyen eszközökre és információkra van szükség hozzá és mik a buktatói. Vezetőként a gyakran ismétlődő feladatokat ajánlott delegálni.
• Találjuk meg a megfelelő embert, csapatot! Egy jó vezető ismeri a csapatát. Tudja, hogy kire milyen típusú feladatot érdemes bízni. Legyen szó képességekről, érdeklődési körről vagy leterheltségről. Ha a cég eddigi profiljába nem illő feladat áll a házhoz, akkor tanácsos kikérni a munkavállalók véleményét és azután kiválasztani a felelősöket. Sokkal produktívabb és lelkesebb az ember, ha olyannal foglalkozik, amit szeret.
• Pontosan adjuk ki, majd el a feladatot! Tisztán és érthetően mondjuk el, hogy mik az elvárásaink, milyen eredményt várunk el. Írjuk körül a dolgot, ne maradjon senkiben bizonytalanság. Mondjuk el, hogy mi a célja a feladatnak, miért épp a kiválasztott személy a legalkalmasabb; valamint azt, hogy a feladat elvégzése hogyan segíti a cég sikerességét. Így a megbízott személy magabiztosan és felelősségteljesen fog belevágni új feladatába.
• Szabjunk határidőket! Ne csak a végső határidőt tűzzük ki, legyenek ellenőrzési pontok is a folyamat során.
• Folyamatosan jelezzünk vissza, kövessük a munkát!Az ellenőrzési pontokon adjunk visszajelzést, hogy a megfelelő irányba halad-e a projekt. Ezzel korrigálhatjuk a korábban elkövetett hibákat (nem volt tiszta a feladat, félreértés történt az időpontokkal kapcsolatban), de ha esetleg minden a terv szerint halad, akkor is esszenciális a visszajelzés, főként a fiatalabb generációk számára. Emellett legyünk mindig nyitottak és segítőkészek, ha elakadna a projekt vagy kérdés merülne fel a delegált munka kapcsán.
• Értékeljünk, tanuljunk! A munka elvégzése után tekintsünk vissza és értékeljük a közös munkát. Ne csak a végeredményt vizsgáljuk, a folyamatokat is elemezzük, a javítandó pontokat pedig emeljük ki. Ezáltal fogunk tudni tanulni és hatékonyabban delegálni.
• Csak felelősségteljesen! Attól még, hogy valamit delegáltunk, az nem azt jelenti, hogy a feladatért már nem mi vagyunk a felelősek. Ha a kiadott munka nem készül el vagy nem a várt minőségben kerül leadásra, akkor a megrendelőink vagy a feletteseink (jogosan) minket fognak felelősségre vonni. Ezért is fontos úgy delegálni, hogy az sikeres legyen és azzal hozzáadott értéket teremtsünk a vállalat számára.

A fentebb írtak elősegíthetik a sikeres delegálást. De miért is jó, ha delegálunk? Vezetőként több időnk lesz a menedzseri döntésekre, valamint azokra a feladatokra, amiket csak mi tudunk végezni és a vállalatra hosszú távon is lényeges hatással vannak. Tudunk stratégiai kérdésekkel, a vállalat jövőjével foglalkozni, valamint magunkat is tudjuk fejleszteni olyan fontos területeken, mint az EQ vagy a vezetői tudatosság.  Emellett jobban megismerjük kollégáink kompetenciáit, növeljük a munkavállalók elköteleződését és nem utolsósorban az elvégzett munka is értékesebb lesz, hiszen a megfelelő emberekre bíztuk azt.

Mindezt az alábbi idézet remekül foglalja össze:

If you want to do a few small things right, do them yourself. If you want to do great things and make a big impact, learn to delegate.

John C. Maxwell