Az üzleti tervezés pszichológiája

Hazai kutatások alapján a KKV-k fele-kétharmada rendelkezik csak a következő egy évre vonatkozó tervvel (üzleti terv, stratégiai terv vagy marketingterv). Az arány sokkal kedvezőtlenebb, ha a legalább öt éves időszakra vonatkozó terveket vizsgáljuk. A vállalkozások tizedének nincs semmilyen elképzelése ilyen időtávra. Sokszor még olyan kritikus helyzetekben sincsen hosszútávú tervük, mint a generációváltás vagy utódlás kérdése.

Kinek való a tervezés?

Általában a vállalkozás méretének bővülésével növekszik annak esélye, hogy előre megtervezi a következő egy- vagy többéves időszakot. Ebben a képességek mellett egyéb tényezők, a vállalkozás kora és a tapasztalat mértéke is szerepet játszhat. Egy friss vállalkozás még nem ismeri saját lehetőségeit, nem tud meríteni a korábbi években felgyülemlett tudásból. Eközben pont a friss vállalkozás esetében lenne nagyobb szükség alaposabb mérlegelésre és a következő lépések megtervezésére, a várható kimenetelek mérlegelésére. A nagyobb méretű és sok éve működő vállalkozásoknál nagyobb az esélye, hogy készül ilyen terv.

Más életterületről vett példával: ismeretlen helyen könnyebben kiigazodhatunk egy térképpel, mint anélkül. A térképet azonban jó eséllyel nem mi készítjük el vagy legalább egy személyes tapasztalatra szükség van egy egyszerű, kézzel készült térképhez is.

Érdemes-e előre tervezni?

A pszichológia úgy definiálja a tervezést mint egy folyamat, amely során rendezett formába öntjük elkövetkezendő cselekedeteinket (kognitív kontrollt gyakorolunk) egy elhatározás érdekében. Hasonló a jelentése vállalkozások esetében is: a meghatározott célunkhoz vezető lépéseket foglalja össze az üzleti terv. Kialakításához megfelelő háttérismeretek szükségesek, például a gazdasági folyamatok ismerete: éppen gazdasági fellendülés vagy visszaesés következik. Máskor érdemes azt is megvizsgálni, hogy adott piacon keresni fogják-e a termékeket.

A tervek – a pszichológusok szerint – megkönnyítik az előrehaladást. Kijelölik az útvonalat, amelyen végig kell haladunk és ezzel számos erőforrást szabadítanak fel. A terv birtokában már nem kell folyamatosan gondolkoznunk a célokon és a következő lépéseken, helyette foglalkozhatunk mással. Ugyanakkor felmerülhetnek nehézségek is.

Az útvonal példájánál maradva: úgy tartják, hogy a buddhisták által lakott magas hegyi területeken démonok élnek, amelyek megakadályozzák az átjutást (az utazók szél- és hóviharral szembesülhetnek a kietlen és nehéz terepen). Bizonyos nagy tudású, hősies jellemű utazók azonban megküzdöttek a démonokkal és sok helyen kijelölték az útvonalat.

Milyen nehézségekkel szembesülhetünk a tervezés során?

• Rugalmatlanság: a tervezés korlátozhatja a rugalmasságot, az egyéni szabadságot, kezdeményező készséget, és szűkíti a kísérletezés terét.
• Időigényes: az információkat össze kel gyűjteni és elemezni. Azonnali döntést igénylő helyzetekben általában nincs is rá lehetőség.
• Erőforrásigényes: az idő mellett nagy költsége is lehet, valamint átmenetileg a kapacitásokat is lefoglalja a tervezés.
• Hibás előfeltételezések is bekerülhetnek a gondolkodásba. Emellett minél nagyobb egy szervezet, annál nehezebb a közös célokat meghatározni.
• A jövőbe látás kockázata: a következő időszak(ok) tendenciáit és eseményeit nehéz előre jelezni, különösen a váratlan események miatt.
• Nehezen kivitelezhető: a nem teljesen körültekintő tervezés miatt.
• Hamisan érezhetjük magunkat biztonságban: váratlan események felkészületlenül érnek, esetleg túlságosan ragaszkodunk a tervhez. Esetleg a túlzott biztonságérzet miatt későn reagálunk.

Kivédhetőek-e a tervezési hibák?

Ez esetben is fordulhatunk a hegyi út példájához, a koncentráltság (jelen esetben tervezettség) és a készenlét megfelelő kombinációja a célravezető az út során.

• Mint egy korábbi publikációnkban is szerepelt, a stratégia kellően hosszútávú cél, vagyis rugalmasságot biztosít, mégis egyértelműen kijelöli az irányokat. Emellett jó, ha hagyunk teret a visszajelzéseknek, illetve azokkal frissítjük az elképzeléseinket.
• A több szem, többet lát elv is érvényesül a tervezésnél. Részben a kellő mennyiségű információ, szempont összegyűjtése céljából; részben amiatt, hogy minden érintett gyakorlati tapasztalata is érvényesüljön, valamint, hogy magáénak érezze a célokat. Másrészt szakértő is bevonható, aki a gazdaság és az egyes ágazatok jövőbeli tendenciáit ismeri.
• Egységes, jól átlátható struktúra is segítheti a tervezést. Ebben egyre több informatikai eszköz is a segítségünkre van.